Non è raro essere sopraffatti da una montagna di carte che invade il nostro spazio di lavoro o la nostra casa. Ma niente panico: con una buona organizzazione e semplici consigli è possibile archiviare i propri documenti in modo efficiente e sostenibile. L’organizzazione è una disciplina a sé stante che, praticata con regolarità, diventerà una piacevole routine.
L’arte di ordinare
Il primo passo è ordinare tutti i documenti in diverse categorie. Questo può sembrare noioso, ma è un’azione essenziale per evitare accumuli inutili. A questo proposito possiamo distinguere principalmente:
- Bollette di luce, acqua, gas, telefono e Internet,
- Documenti bancari e assicurativi,
- Documenti relativi al settore immobiliare,
- Documenti sanitari,
- Documenti relativi all’auto,
- Documenti legali (atti notarili, contratti assicurativi, ecc.),
- Documenti relativi all’istruzione e alla formazione.
Implementare un sistema di archiviazione efficace
Una volta effettuato l’ordinamento, il passaggio successivo è la classificazione. Per questo è opportuno optare per un sistema di classificazione per temi. È possibile utilizzare un raccoglitore o una tasca per raccogliere documenti della stessa categoria. L’uso dei codici colore può anche facilitare molto l’identificazione dei documenti: un codice colore per le fatture, un altro per i contratti, ecc.
Adottare routine di gestione
Mettere in ordine i documenti è positivo, ma senza una gestione regolare, il tamponamento può ripetersi rapidamente. Pertanto, si consiglia di rivedere e archiviare i nuovi documenti a intervalli regolari, ad esempio una volta alla settimana o una volta al mese. Ciò contribuirà a mantenere l’ordine e la chiarezza nei documenti.
Utilizza strumenti digitali
L’era tutta digitale ci offre anche strumenti efficaci per archiviare i nostri documenti. È possibile, ad esempio, scansionare documenti importanti e organizzarli in cartelle sul computer o nel cloud. Anche le applicazioni mobili per la gestione dei documenti possono essere di grande aiuto. Non solo consentono di scansionare ma anche di classificare, condividere e trovare facilmente i documenti.
Tuttavia, anche se la tecnologia digitale offre molti vantaggi, la sicurezza dei dati non va trascurata. Si consiglia vivamente l’utilizzo di una password complessa e l’attivazione dell’autenticazione a due fattori.
Conservare i documenti correttamente
Infine, è essenziale conoscere il periodo di conservazione dei diversi documenti. In effetti, non tutti i documenti devono essere conservati a tempo indeterminato. Alcuni, come le bollette energetiche o gli estratti conto, devono essere conservati per cinque anni. Altri, come gli avvisi fiscali o i contratti di lavoro, devono avere una validità di tre anni.
Mettere via i documenti e mantenersi organizzati quotidianamente può sembrare un compito arduo. Tuttavia, con questi consigli pratici, è possibile trasformare questo compito in un’abitudine gratificante. Più che un semplice gesto di riordino è una vera e propria arte di vivere che si coltiva nel tempo.
