Não é incomum sermos surpreendidos por uma montanha de papéis que invade nosso espaço de trabalho ou nossa casa. Mas não entre em pânico, com uma boa organização e dicas simples é perfeitamente possível armazenar seus papéis de forma eficiente e sustentável. A organização é uma disciplina por si só que, praticada regularmente, se tornará uma rotina agradável.
A arte de classificar
O primeiro passo é classificar todos os documentos em diversas categorias. Isto pode parecer tedioso, mas é uma ação essencial para evitar acumulações desnecessárias. A este respeito, podemos distinguir principalmente:
- Contas de luz, água, gás, telefone e Internet,
- Documentos bancários e de seguros,
- Documentos relativos a imóveis,
- Documentos de saúde,
- Documentos relacionados ao carro,
- Documentos legais (escrituras notariais, contratos de seguros, etc.),
- Documentos relacionados com educação e formação.
Implementar um sistema de arquivamento eficaz
Depois que a classificação estiver concluída, a classificação é a próxima etapa. Para isso, é aconselhável optar por um sistema de classificação por tema. Um fichário ou bolso pode ser usado para coletar documentos da mesma categoria. A utilização de códigos de cores também pode facilitar muito a identificação dos documentos: um código de cores para faturas, outro para contratos, etc.
Adote Rotinas de Gestão
Arrumar seus papéis é bom, mas sem um gerenciamento regular, o acúmulo pode retornar rapidamente. Portanto, recomenda-se revisar e arquivar novos documentos em intervalos regulares, por exemplo, uma vez por semana ou uma vez por mês. Isso ajudará a manter a ordem e a clareza nos documentos.
Use ferramentas digitais
A era totalmente digital também nos oferece ferramentas eficazes para armazenar nossos papéis. É possível, por exemplo, escanear documentos importantes e organizá-los em pastas no computador ou na nuvem. Os aplicativos móveis de gerenciamento de documentos também podem ser de grande ajuda. Eles não apenas permitem digitalizar, mas também classificar, compartilhar e encontrar documentos facilmente.
Contudo, mesmo que a tecnologia digital ofereça muitas conveniências, a segurança dos dados não deve ser negligenciada. O uso de uma senha complexa e a ativação da autenticação de dois fatores são fortemente recomendados.
Armazene documentos adequadamente
Por fim, é fundamental conhecer o prazo de conservação dos diferentes documentos. Na verdade, nem todos os papéis devem ser guardados indefinidamente. Alguns, como contas de energia ou extratos bancários, devem ser guardados por cinco anos. Outros, como avisos fiscais ou contratos de trabalho, devem ter validade de três anos.
Guardar seus papéis e manter-se organizado diariamente pode parecer uma tarefa difícil. Porém, com essas dicas práticas é possível transformar essa tarefa em um hábito gratificante. Mais do que uma simples ação de arrumação, é uma verdadeira arte de viver que se cultiva ao longo do tempo.
