Nu este neobișnuit să fim copleșiți de un munte de hârtii care ne invadează spațiul de lucru sau casa. Dar nu intrați în panică, cu o bună organizare și sfaturi simple, este cu totul posibil să vă depozitați hârtiile în mod eficient și durabil. Organizarea este o disciplină în sine care, practicată cu regularitate, va deveni o rutină plăcută.
Arta sortării
Primul pas este să sortați toate documentele în mai multe categorii. Acest lucru poate părea obositor, dar este o acțiune esențială pentru a evita acumularea inutilă. În acest sens, putem distinge în principal:
- Facturi de energie electrică, apă, gaz, telefon și internet,
- documente bancare și de asigurare,
- Documente referitoare la bunuri imobiliare,
- acte de sanatate,
- Documente legate de mașină,
- Acte juridice (acte notariale, contracte de asigurare etc.),
- Documente legate de educație și formare.
Implementați un sistem eficient de înregistrare
Odată ce sortarea este făcută, clasificarea este următorul pas. Pentru aceasta, este înțelept să optezi pentru un sistem de clasificare pe teme. Pentru colectarea documentelor din aceeași categorie se poate folosi un liant sau un buzunar. Utilizarea codurilor de culoare poate facilita foarte mult identificarea documentelor: un cod de culoare pentru facturi, altul pentru contracte etc.
Adopta rutine de management
Să-ți faci ordine în hârtii este bine, dar fără un management regulat, grămada poate reveni rapid. Prin urmare, se recomandă revizuirea și depunerea documentelor noi la intervale regulate, de exemplu o dată pe săptămână sau o dată pe lună. Acest lucru va ajuta la menținerea ordinii și clarității în documente.
Utilizați instrumente digitale
Era complet digitală ne oferă, de asemenea, instrumente eficiente pentru stocarea documentelor noastre. Este posibil, de exemplu, să scanați documente importante și să le organizați în foldere pe computer sau în cloud. Aplicațiile mobile de gestionare a documentelor pot fi, de asemenea, de mare ajutor. Acestea nu vă permit doar să scanați, ci și să clasificați, partajați și găsiți cu ușurință documente.
Cu toate acestea, chiar dacă tehnologia digitală oferă multe avantaje, securitatea datelor nu trebuie neglijată. Se recomandă insistent utilizarea unei parole complexe și activarea autentificării cu doi factori.
Păstrați documentele în mod corespunzător
În sfârșit, este esențial să cunoaștem perioada de păstrare a diferitelor documente. Într-adevăr, nu toate hârtiile trebuie păstrate la infinit. Unele, cum ar fi facturile de energie sau extrasele bancare, trebuie păstrate timp de cinci ani. Altele, cum ar fi avizele fiscale sau contractele de muncă, trebuie să fie valabile trei ani.
Să-ți pui actele deoparte și să fii organizat în fiecare zi poate părea o sarcină descurajantă. Cu toate acestea, cu aceste sfaturi practice, este posibil să transformi această corvoadă într-un obicei plin de satisfacții. Mai mult decât o simplă acțiune de aranjare, este o adevărată artă de a trăi care se cultivă în timp.
