No es raro vernos abrumados por una montaña de papeles que invade nuestro espacio de trabajo o nuestro hogar. Pero que no cunda el pánico, con una buena organización y unos sencillos consejos es totalmente posible almacenar tus papeles de forma eficiente y sostenible. La organización es una disciplina en sí misma que, practicada con regularidad, se convertirá en una agradable rutina.
El arte de clasificar
El primer paso es ordenar todos los documentos en varias categorías. Esto puede parecer tedioso, pero es una acción imprescindible para evitar acumulaciones innecesarias. En este sentido podemos distinguir principalmente:
- Facturas de luz, agua, gas, teléfono e Internet,
- Documentos bancarios y de seguros,
- Documentos relacionados con bienes raíces,
- documentos de salud,
- Papeles relacionados con el coche,
- Documentos legales (escrituras notariales, contratos de seguro, etc.),
- Documentos relacionados con la educación y la formación.
Implementar un sistema de archivo eficaz
Una vez realizada la clasificación, el siguiente paso es la clasificación. Para ello, conviene optar por un sistema de clasificación por temas. Se puede utilizar una carpeta o un bolsillo para recopilar documentos de la misma categoría. El uso de códigos de colores también puede facilitar enormemente la identificación de los documentos: un código de colores para facturas, otro para contratos, etc.
Adopte rutinas de gestión
Ordenar sus papeles es bueno, pero sin una gestión regular, el choque puede regresar rápidamente. Por lo tanto, se recomienda revisar y presentar nuevos documentos a intervalos regulares, por ejemplo una vez por semana o una vez al mes. Esto ayudará a mantener el orden y la claridad en los documentos.
Utilice herramientas digitales
La era totalmente digital también nos ofrece herramientas eficaces para almacenar nuestros papeles. Es posible, por ejemplo, escanear documentos importantes y organizarlos en carpetas en el ordenador o en la nube. Las aplicaciones móviles de gestión documental también pueden ser de gran ayuda. No sólo te permiten escanear sino también clasificar, compartir y encontrar documentos fácilmente.
Sin embargo, incluso si la tecnología digital ofrece muchas ventajas, no se debe descuidar la seguridad de los datos. Se recomienda encarecidamente el uso de una contraseña compleja y la activación de la autenticación de dos factores.
Almacene los documentos correctamente
Por último, es fundamental conocer el plazo de conservación de los diferentes documentos. De hecho, no todos los documentos deben conservarse indefinidamente. Algunas, como las facturas de energía o los extractos bancarios, deben conservarse durante cinco años. Otros, como los avisos fiscales o los contratos de trabajo, deben tener una vigencia de tres años.
Guardar los papeles y mantenerse organizado a diario puede parecer una tarea desalentadora. Sin embargo, con estos prácticos consejos es posible convertir esta tarea en un hábito gratificante. Más que una simple acción de ordenar, es un verdadero arte de vivir que se cultiva con el tiempo.
